El personal y las nóminas… ¡Ay cuántos quebraderos de cabeza!
Es una de las partes de la empresa que más dudas generan a los empresarios. Si es tu caso, puedes no tener claras las deducciones de nóminas que hay que hacer a todos o parte de tus trabajadores.
Vamos a verlo.
Estructura de la nómina
Antes de hablar concretamente de las deducciones de nómina hay que tener clara la estructura de la nómina. Está definida en la normativa y debe contener los siguientes elementos:
- Encabezado. Es una sección en la que se incluyen los datos de la empresa y el empleado. También el período de liquidación y la antigüedad que tiene el trabajador.
- Devengos. Las cantidades que tienen que incluirse, como el salario base, los complementos salariales y no salariales. Al sumarlos se obtiene el total devengado.
- Deducciones. Son importes que se restan del total devengado, como vamos a ver en los siguientes puntos.
Cuáles son las deducciones de nómina
Como ya te he adelantado, las deducciones de nómina son todos los importes que se restan del total devengado para obtener el salario neto de un empleado.
Son los descuentos que hay que hacer obligatoriamente al salario bruto de los trabajadores, consiguiendo el salario neto que recibirán al finalizar el mes.
Los porcentajes de descuento que se aplican deben aparecer perfectamente desglosados en la nómina, así como el importe resultante de aplicarlo.
Las deducciones de nómina existen por varias razones. Algunas son obligatorias, como las cuotas de la Seguridad Social y el IRPF, para contribuir a servicios públicos. Otras son voluntarias, como las cuotas sindicales o los anticipos de sueldo.
Las deducciones obligatorias se establecen según la ley. Las voluntarias dependen de lo que acuerdes con tu empresa.
Por tanto, las deducciones de la nómina son todo lo que la empresa descuenta al trabajador de su sueldo. Pueden ser de varios tipos, como te voy a explicar en el siguiente apartado.
Tipos de deducciones
Los principales tipos de deducciones en la nómina son los siguientes:
Retención del IRPF
Esta deducción es una de las más comunes, ya que se aplica a la mayoría de los trabajadores. Es el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas, al que obliga Hacienda y que financia a las Administraciones Públicas en España.
El porcentaje que se retendrá dependerá de la retribución del trabajador y de otras posibles circunstancias personales reconocidas. Se paga cada mes y, salvo alguna excepción, deben pagarla todos los trabajadores que residan en España, y en algunos casos también a los trabajadores con residencia habitual en el extranjero.
Cuotas a la Seguridad Social en nómina
Las cuotas de la Seguridad Social deben ingresarlas los empleadores para financiar el sistema de la Seguridad Social y pagar las prestaciones de los trabajadores.
Por tanto, existen deducciones en nómina para la Seguridad Social. Estas cuotas están divididas en diferentes partes dentro del Régimen General de la Seguridad Social:
- Contingencias comunes. Esta parte de la cuota protege al trabajador para ausencias justificadas y retribuidas. También para la asistencia médica y la jubilación. El porcentaje que se descontará será del 23,6%, de los que el 4,7% es a cuenta del trabajador y el 28,3% lo paga la empresa.
- Impuesto del Mecanismo Equidad Intergeneracional (MEI). Este descuento tiene el objetivo de garantizar la financiación del sistema de pensiones de España. Esta cotización es del 0,6%, de los que el 0,1% lo paga el trabajador y el 0,5% lo paga el empresario.
- Desempleo. Esta parte de la cotización financia las prestaciones por desempleo. La cotización por desempleo dependerá del tipo de contrato.
- Fondo de garantía salarial (FOGASA). Con este fondo se garantiza el pago de los salarios a los trabajadores en caso de insolvencia del empresario. La cotización es del 0,2% y todo es a cargo del empresario.
- Formación profesional. Esta parte de la cotización financia la formación de los trabajadores por parte de la Seguridad Social. Esta cotización es del 0,7%, de los cuales el 0,1% lo abona el trabajador y el 0,6% lo abona el empresario.
La cotización a la Seguridad Social es obligatoria para todos los trabajadores incluidos en el régimen general de la Seguridad Social.
Cotización por horas extras
Si los trabajadores realizan horas extraordinarias, también hay que cotizar por ellas. Esto se hará de la siguiente forma:
- Para las horas extras son obligatorias por causa mayor, la cotización es del 14%. De este porcentaje, el 2% lo abona el trabajador y el 12% lo abona el empresario.
- Para el resto de horas extras voluntarias, es del 28,3%. De este tipo total, el 4,7% lo abona el trabajador y el 23,6% lo abona el empresario.
Las horas extraordinarias en nómina no se pueden pagar nunca por importe inferior al de la hora ordinaria.
Cuotas sindicales
Las cuotas sindicales son unas cantidades fijas que se deducen de la nómina y sirven para pagar la afiliación al sindicato de los trabajadores.
Esta deducción es voluntaria, ya que la afiliación también lo es.
Las cuotas sindicales pueden variar en función del convenio colectivo que se aplique y del convenio al que se pertenezca.
Si deja de estar afiliado, ya no habrá que descontar las cuotas sindicales.
Deducción de anticipos y embargos de nómina
Otra parte de los importes que se restan al importe bruto de la nómina son los anticipos y los embargos.
Los anticipos de nómina son cantidades de dinero que el trabajador recibe antes de que llegue el momento de cobrar la nómina completa, en la fecha en que esté establecido. Los anticipos los solicita el trabajador cuando lo cree necesario.
Si un empleado ha solicitado un anticipo, deberá aparecer junto a las demás deducciones de nóminas. Se restará la cantidad que se haya adelantado ese mes.
Los embargos de nómina son las cantidades de dinero que se deducen de la nómina para pagar una deuda que tiene con un tercero. Habitualmente son deudas con la Agencia Tributaria o la Seguridad Social.
Los embargos se realizan por orden judicial y deben cumplir con una serie de requisitos. Aunque los embargos pueden reducir de forma importante el salario del trabajador, nunca podrá quedar por debajo del salario mínimo interprofesional (SMI).
Otro tipo de deducciones por retribución flexible
Este tipo de deducciones son las que se aplican en función de los beneficios que le ofrece la empresa a sus empleados.
Este concepto aparecerá en los devengos y también en las deducciones de la nómina e incluirá el porcentaje de retención correspondiente.
Ejemplos de deducciones en nómina
Como siempre, con un ejemplo se ven más claras las cosas y sabrás cómo calcular las deducciones de una nómina.
Un trabajador que tiene como total de salario bruto 5.000€. Ha pedido un anticipo de 1.000€ y tiene un contrato indefinido.
- Salario bruto: 5.000€
- Anticipo: -1.000€
- Cotización:
- Contingencias comunes (4,7%): -235€
- Desempleo (1,55%): -77,5€
- Formación profesional (0.1%) -5€
El salario neto sería 5.000-1.000-235-77,5€-5=3.682,50€
Ahora ya conoces las deducciones de una nómina con sus porcentajes y cuándo se aplican. Si sigues teniendo dudas, lo mejor es contar con profesionales. El equipo de Rafael Marquina & Asociados tiene conocimientos y experiencia en la materia y podrá acompañarte desde la contratación del personal hasta la elaboración de las nóminas, incluyendo los impuestos y cotizaciones que se generan.
