Mes: octubre 2025

¿Un nuevo sistema de facturación? Sí, como lo lees. 

Pero antes de que empieces a pensar en qué difícil es todo y cuánta complicación supone ser autónomo, lee lo que te voy a explicar, quizás hasta te acabes enamorando del mundo Verifactu y la factura simplificada.

Qué es VeriFactu

Se trata de una de las medidas establecidas por la ley 58/2003, de 17 de diciembre para luchar contra el fraude fiscal.

VeriFactu ha surgido con la Ley Antifraude. Tiene como principal objetivo evitar o reducir las posibilidades de manipulación en las facturas emitidas. 

Se puede considerar VeriFactu a cualquier sistema de facturación electrónica que se pueda verificar a través de su envío a la Agencia Tributaria.

Los requisitos que debe cumplir este software están recogidos en el RD 1007/2023, de 5 de diciembre.

Recuerda, el cambio a este sistema podrás realizarlo en cualquier momento, pero cuando una vez lo hagas tendrás que usarlo de forma obligatoria hasta el final del año natural.

Cómo funciona VeriFactu

VeriFactu funciona a través de un software de facturación que esté certificado por la Agencia Tributaria. Con esta herramienta es posible que el emisor de la factura pueda enviarla inmediatamente y de forma segura a la Agencia Tributaria por medios telemáticos. 

Entonces, el proceso es el siguiente: 

• La empresa o autónomo genera la factura de la venta o prestación de servicios a través del software de facturación correspondiente. 
• El programa envía la factura junto con todos los detalles a la Agencia Tributaria. Este envío se hace en tiempo real a través de internet, en formato XML. 
• El cliente recibe la factura, donde pone en la parte superior la palabra VeriFactu, para que el receptor sepa que el proceso se ha hecho correctamente y Hacienda tiene toda la información. 

Como ves, el funcionamiento de VeriFactu no tiene diferencia alguna en cuanto al proceso de emisión de la factura, puesto que es el programa de facturación el que se encarga del envío de la información y el emisor no tiene que hacer nada. Dejarán de ser válidas aquellas facturas emitidas en Word o Excel.

¿Qué datos envía VeriFactu a la Agencia Tributaria?

Los datos que envía el programa de facturación a Hacienda son los siguientes: 

• Datos identificativos. Se incluyen el NIF, nombre y apellidos o razón social tanto del emisor como del destinatario, salvo que la factura sea simplificada. También consta si fue emitida por un tercero.
• Número y serie de la factura. 
• Fechas. Se debe informar de la fecha de expedición, de las operaciones y de la recepción del pago anticipado.
• Tipo de factura. Es decir, si es completa o simplificada.
• Factura rectificativa o sustitutiva. En ambos casos habrá que indicar las respectivas rectificaciones o sustituciones.
• Descripción de las operaciones que han generado la factura.
• Importe total de la factura.
• Regímenes fiscales aplicados a las operaciones. 
• Códigos de identificación del sistema informático y del registro del alta.
• IVA. Si se aplica habrá que indicar el tipo, la cuota, la base imponible, tipos del recargo de equivalencia y si no habrá que especificar que está exenta. 
• Cuándo se generó. Se indica fecha, hora, minuto y segundo en la que se creó.
• Código QR. Y no, no necesitarás imprimir la factura.

Qué ventajas tiene VeriFactu

La empresa o autónomo que emite una factura con VeriFactu se puede beneficiar de las siguientes ventajas: 

• Calidad en la facturación. El software VeriFactu asegura la exactitud y autenticidad de los registros de facturación. 
• Mejora la relación con Hacienda. La automatización de la facturación conforme a este sistema hace que las relaciones con la AEAT sean más fluidas y transparentes.
• Genera más confianza. Los clientes a los que vendes tus productos y servicios lo tendrán más fácil a la hora de verificar los datos contenidos en tus facturas.
• Ayuda a la digitalización de tu empresa. Ahorra recursos y también mejora la productividad.
• Simplifica la contabilidad y fiscalidad. La presentación de los modelos trimestrales y anuales será más sencilla, ya que la Agencia Tributaria ya tendrá toda la información.
• Menos requisitos técnicos: Los sistemas VERI*FACTU son más sencillos de implementar que los no verificables.

Qué necesitas para usar VeriFactu

El RD 1007/2023 es el que establece los requisitos que debe cumplir el software que utilices para tu facturación. 

Te lo explico.

¿Qué requisitos exige VeriFactu al software de facturación?

Los requisitos exigidos para el uso de VeriFactu con el software de facturación son: 

• Que tenga la capacidad para garantizar la conservación, integridad, accesibilidad, trazabilidad, inalterabilidad y legibilidad de los registros de facturación.
• Poder generar de manera inmediata un registro de facturación de alta por cada factura que se emita.
• Tiene que ser apto para remitir información de los registros de facturación generados electrónicamente a la AEAT. Dicha comunicación se hará de forma segura, correcta, automática, integra, continuada, consecutiva, fehaciente e instantánea.
• Deberá encadenar las facturas entre sí. Con esto se consigue facilitar la verificación de que no han sido alteradas con posterioridad a su presentación.

Cuándo entra en vigor VeriFactu

El reglamento VeriFactu (RD 1007/2023) entró en vigor al día siguiente al de su publicación, que fue el 7 de diciembre de 2023. Sin embargo, como exige ciertos requisitos técnicos, se da más plazo a los obligados tributarios para que puedan adaptar su software de facturación a ellas.

Así, la fecha límite para que entre en vigor la obligatoriedad en la factura electrónica es el 1 de enero 2026 para las sociedades y el 1 de julio para los autónomos.

 Recientemente, la Agencia Tributaria confirmó que a partir de julio de 2025 todos los programas de facturación que se vendan en España deberán ofrecer la opción de activar Verifactu y enviar las facturas a Hacienda de forma automática.

Quiénes deben usar VeriFactu 

En cuanto al término territorial, deben utilizarlos todos los que no se encuentren en territorios forales, Canarias, Ceuta y Melilla. 

No deberán utilizarlo las empresas que estén acogidas al Suministro Inmediato de Información (SII), pues ya están informando a Hacienda de todas sus transacciones. 

Deberán acogerse a este nuevo sistema todos aquellos que usen sistemas informáticos de facturación, ya sea en una parte o en la totalidad de su actividad. 

En cuanto al tipo de contribuyente, se incluyen en el uso de VeriFactu:

• Contribuyentes del Impuesto de Sociedades, con excepciones.
• Contribuyentes del IRPF que lleven a cabo actividades económicas.
• Contribuyentes del IRNR que obtengan rentas por medio del establecimiento permanente.
• Entidades en régimen de atribución de rentas que desarrollen actividades económicas.
• Quienes desarrollen y comercialicen el software de facturación.

¿Deben usar VeriFactu los autónomos?

Solo se excluye el cumplimiento de la norma en relación con aquellas transacciones que, con base en la normativa tributaria (especialmente en el Reglamento de obligaciones de facturación (ROF) RD 1619/2012) no deban documentarse en factura, así como aquellos otros supuestos que dispongan de autorizaciones específicas, emitidas por el Departamento de Gestión de la Agencia Estatal de Administración Tributaria para no emitir facturación.

Ahora ya conoces el nuevo sistema de facturación para autónomos. VeriFactu no tiene que ser algo negativo, al revés, puede aportar muchas cosas buenas a tu empresa. 

Desde Rafael Marquina & Asociados podemos ayudarte con la facturación y todas las gestiones de tu negocio. Un equipo especializado estará a tu servicio para todo lo que necesites.

Cuando llega el momento de hacer la declaración de la renta o del IVA, es cuando te pones a buscar hasta debajo de las piedras cualquier gasto que se pueda colar para pagar menos a Hacienda 🙄

El problema es que no todo vale, hay gastos que se pueden deducir y otros que no. Si aplicas gastos de forma indebida, Hacienda te puede obligar a devolver la cantidad deducida y, además, aplicarte importantes sanciones. 

¿Qué es una “deducción indebida”?

Una deducción indebida es cuando se aplica una deducción, gasto o beneficio fiscal que no cumple los criterios establecidos por la Ley General Tributaria 58/2003 para ser considerado fiscalmente deducible.

Un gasto es deducible si:

• Está relacionado directamente con la actividad económica.
• Tiene documentación que justifica la deducción, como facturas, recibos o contratos
• Cumple los requisitos específicos que hay en cada tipo de deducción, por ejemplo, su naturaleza, el momento de aplicación, etc.

Y ¿Cuándo una deducción es indebida?

• Cuando dejas de ingresar la deuda tributaria por aplicar mal deducciones o incluir gastos que no son fiscalmente deducibles.
• Cuando obtienes devoluciones que no te corresponden y, por ejemplo, te devuelven demás en el IVA o en el IRPF.
• Cuando solicitas devoluciones, beneficios o incentivos fiscales que no te corresponden.
• Cuando incluyes gastos o deducciones en la base imponible o en la cuota que no son deducibles.
• Cuando en una sociedad se imputan a los socios y/o partícipes deducciones, bonificaciones o pagos incorrectos.
• Cuando se utilizan artificios legales para aparentar deducciones cuando en realidad no corresponden.

¿Cuánto puede sancionar Hacienda por deducciones indebidas?

Las sanciones por deducciones indebidas no son algo arbitrario, Hacienda no se las inventa.

La Ley General Tributaria es la ley que regula todo lo referente a la gestión, liquidación, inspección y recaudación de los tributos en España y es la que clasifica las sanciones en tres bloques por orden de gravedad y cuantía:

Infracción leve: 

• Cuando la cantidad indebidamente deducida no supera los 3.000 € y no hay ocultación.
• La multa es del 50 % de lo deducido demás.

Infracción grave:

• Se produce cuando la base supera los 3.000 € o cuando existe ocultación de datos, aunque no se supera esta cifra.
• En este caso, la multa varía entre el 50 % y el 100 % de lo deducido indebidamente.

Infracción muy grave:

• Se reserva para los casos de fraude más evidentes, en los que se utilizan medios fraudulentos, como facturas falsas, artificios contables, etc.
• La multa puede oscilar entre el 100 % y el 150 %.

Por otro lado, Hacienda también ha considerado que esa mala aplicación de una deducción puede haberse realizado:

• Con intención fraudulenta, es decir, que existe una intención de defraudar a Hacienda porque conocer la ley, pero aun así la incumples:
• Por desconocimiento, cuando no conoces bien la normativa o no tienes información actualizada y aplicas la deducción pensando que sí podías hacerlo.

Entonces, ¿Qué sucede si no ha habido mala intención? 

Una deducción indebida siempre es sancionable, ya que el desconocimiento no te exime de cumplir la ley. 

No obstante, la dureza de Hacienda en la aplicación de la sanción varía en función de si se demuestra o no la existencia de voluntad de cometer fraude. Y así se indica en los artículos 183 y 187 de la Ley General Tributaria.

Otra punto importante es que la AEAT valora positivamente la colaboración cuando hay que corregir una situación de aplicación indebida de deducciones. 

Entonces, es muy recomendable que lo hagas de manera voluntaria antes de que la Agencia te lo reclame, y arreglarlo con una declaración complementaria, con lo que podrás reducir la sanción e incluso evitarla.

Ejemplos de sanciones por deducciones indebidas

Para que puedas ver cómo se aplican las sanciones a las deducciones indebidas, te voy a mostrar un par de ejemplos prácticos.

Ejemplo 1

Un autónomo incluye la gasolina de consumo personal como gasto de su actividad.

Imagina que un diseñador gráfico trabaja desde casa y decide deducirse el consumo de la gasolina de su coche personal que asciende a 2.000€ anuales, aunque no lo usa para la actividad.

Si Hacienda revisa su declaración y considera que el gasto no es deducible, se le aplicará la sanción correspondiente a una infracción leve:

• Se le exigirá que devuelva todo lo que se haya deducido indebidamente más intereses
• Tendrá una multa del 50% sobre lo deducido según el art. 191 ya que no supera los 3.000 €.

Ejemplo 2

Una empresa solicita una devolución de IVA demasiado alta.

Cuando una SL presenta su modelo de IVA inflando las facturas de proveedores para que la devolución de IVA salga más alta., Hacienda lo va a detectar mediante el cruce de facturas con los proveedores, y va a comprobar que no cuadra.

Como consecuencia, se le aplicará una sanción por infracción grave y según el art.193 le corresponderá una multa del 50 % al 100 % de la devolución solicitada de más. Y por supuesto, la devolución de la cantidad devuelta más intereses.

Otras consecuencias de aplicar deducciones indebidas

Cuando te aplicas una deducción que no te corresponde, no solo vas a tener que afrontar una sanción y la devolución de la cantidad que te has deducido erróneamente. También vas a tener que lidiar con otro tipo de consecuencias:

• Intereses de demora. Esta es la consecuencia más habitual y conocida. No es que tengas que pagar una sanción, es que además, vas a tener que devolver la cantidad que te querías ahorrar con intereses de demora. Estos se calculan desde el momento en el que se produjo la deducción hasta cuando se corrige, utilizándose el tipo de interés legal del dinero que publica el BOE cada año.
• Pérdida de beneficios fiscales futuros. Sobre todo, si Hacienda descubre que lo has hecho intencionadamente o que eres reincidente (lo has intentado otras veces). Lo que va a ocurrir en estos casos es que va a poder retirarte los incentivos fiscales que tengas o limitarte el acceso a deducciones en los próximos ejercicios.
• Mayor probabilidad de inspección. Cuando comentes un error puntual, Hacienda puede sancionarte e ir a más. Pero si detecta que lo has intentado hacer varias veces (aunque sea de diferentes formas), es muy probable que recibas una inspección para poder comprobarlo todo más a fondo.
• Problemas con clientes o proveedores. Como te he comentado, una de las maneras en la que la deducción puede ser indebida es porque se vincule a facturas falsas o mal emitidas. En ese caso, Hacienda no solo te revisará a ti, sino que también puede extender la investigación a tus proveedores o clientes, generando así conflictos comerciales y pérdida de confianza.
• Inclusión en la lista de morosos. Esto sucede en los casos graves y lo que ocurre es que, al entrar en este tipo de listas, va a ser mucho más difícil acceder a créditos y financiación. Y a la larga, también afectará negativamente a la imagen de la empresa o el autónomo y a su credibilidad.
• Consecuencias penales. Esta última consecuencia es cuando las cosas ya son muy graves. Por ejemplo, si la cuantía defraudada supera los 120.000 € en un ejercicio, ya no se va a considerar solo una sanción administrativa. Desde ese momento se puede convertir en un delito fiscal conforme al artículo 305 del Código Penal lo que puede suponer:
  • Multas mucho más elevadas.
  • Penas de prisión de 1 a 5 años en los casos más graves.

Por todo ello, te recomiendo que no te la juegues por intentar ahorrarte algo de dinero en impuestos. Al final te puede salir mucho más caro.

¿Qué pasa si me aplico una deducción que no me corresponde?

Si te das cuenta de que te has equivocado y te has aplicado alguna deducción que no te correspondía, la propia LGT ha previsto mecanismos para que lo puedas arreglar sin ir a mayores.

Solo tendrás que hacer una declaración complementaria, tal y como te adelanté antes. Se utiliza el mismo formulario de la presentación del impuesto marcando la casilla “declaración complementaria” y corrigiendo lo que esté mal.

De esta forma regularizas tu situación, devuelves el dinero que te dedujiste mal con los intereses de demora, por supuesto, y evitas la sanción.

También, puedes presentar una autoliquidación rectificativa si se te ha olvidado deducir un gasto al que tenías derecho. En este caso, como Hacienda es la que te debe dinero a ti, puedes solicitar la devolución y, de forma implícita. 

¿Cómo detecta Hacienda una deducción indebida?

En ocasiones, tu no te das cuenta de sí has hecho algo mal en la declaración, con lo que no sabrás nada hasta que Hacienda lo detecte y te lo notifique.

Según la LGT, en general la AEAT tiene 4 años desde el momento de tu declaración para revisarla y sancionarte. 

Sin embargo, si la cantidad que se defrauda es superior a los 120.000€ en un ejercicio, el plazo se va a ampliar hasta los 5 años.

Los mecanismos que utiliza la AEAT para detectar errores son los siguientes:

1. El cruce de datos automáticos con los de tus proveedores o clientes mediante el Sistema de Suministro Inmediato de Información del IVA (SII).
2. Las declaraciones informativas, modelos 347 de operaciones con terceros y 349 de operaciones intracomunitarias.
3. Las inspecciones selectivas. Son menos frecuentes, pero más implacables porque como detecten un patrón de riesgo pueden dar un paso más allá y realizar una comprobación más profunda.
4. Por denuncias o actuaciones externas, es decir, si salen a la luz reclamaciones de clientes o proveedores. También si estás en un proceso judicial y piden revisión de todas tus facturas.

Después, los pasos que va a dar Hacienda son los siguientes:

• Requerir más información (facturas, justificantes) para hacer una comprobación limitada y ver si la deducción procede o no.
• Emitir una liquidación provisional que corrige tu error y te dice qué cantidad te has deducido de más, cuanto tenías que haber pagado realmente y el tipo de interés que te aplicarán por demora.
• Proponer una sanción. Esto es cuando hay sospechas de infracción voluntaria y es cuando decidirán cuál será la sanción según su gravedad (leve, grave o muy grave).
• Emitir un acta de conformidad o disconformidad, para aceptar la sanción o reclamarla.
• Recurso por vía administrativa, es el siguiente paso si no estás conforme con la sanción decides recurrirla. Esto no quiere decir que te den la razón, solo que la vas a reclamar por vía judicial contencioso-administrativa.
• Abrir un proceso penal. Pero solo cuando se convierte en un delito fiscal y pueden derivarse sanciones penales.

¿Qué puedes hacer cuando te notifican la sanción? 

En el caso de que Hacienda detecte una infracción por deducción indebida, cuando te llegue el acta de conformidad, puedes pagar la sanción antes de finalizar los plazos.

La ventaja es que así puedes reducir la cuantía:

• Si aceptas la sanción y das tu conformidad tendrás un 30% de reducción de la sanción.
• Si pagas la sanción dentro del período voluntario tendrás un 40% adicional de descuento.

Con lo que puedes ahorrarte más de la mitad de la sanción impuesta.

En resumen, jugar con las deducciones y aplicarlas de manera indebida nunca sale bien. Al final terminas pagando más dinero por los intereses y las sanciones, además del importe defraudado.

Por eso, si quieres estar tranquilo con tus obligaciones tributarias, confía en asesores y profesionales expertos, como los de Rafael Marquina & Asociados, para seguir haciendo lo que más te gusta: hacer crecer tu negocio.