Saber contabilizar las multas puede ser muy útil ya que todos sabemos que en algún momento puede pasar.
Se te pasa un plazo, dejas el coche un momento mal aparcado… son muchas las situaciones que pueden hacer que tengas que pagar una multa y lo mejor es tenerlas correctamente registrada.
Cuáles son las multas y sanciones más habituales en las empresas
Existen sanciones y multas a empresas por incumplimiento de muchos tipos.
Aquí voy a dejarte un breve resumen de los errores más habituales que cometen las empresas:
- Seguridad Social. Es uno de los organismos que puede sancionarte si no haces las cosas bien. Algunos ejemplos:
- Errores o incumplimiento del trámite de alta de la empresa o sus trabajadores.
- Falta o retraso en el pago de las cotizaciones.
- Inexistencia o deficiencia en los sistemas de Prevención de Riesgos Laborales.
- No pagar o pagar incorrectamente o fuera de plazo el salario de los trabajadores.
- Incumplimientos relacionados con la jornada, las vacaciones y los descansos.
- Trato desigual o discriminación de los trabajadores.
- Falta de comunicación o colaboración con la Seguridad Social.
- Agencia Tributaria. Las más habituales son por los siguientes motivos:
- No presentar el modelo de alta en tiempo y forma.
- Pagar los impuestos fuera de plazo.
- No presentar las declaraciones o no hacerlo correctamente y en plazo.
- Solicitar una devolución que no corresponde.
- Incluir gastos y deducciones incorrectas.
- No incluir ingresos percibidos.
- Ayuntamiento. La normativa local también interfiere en el desarrollo de las actividades, sobre todo si tienen establecimiento abierto al público. Algunas de las sanciones que pueden poner son por:
- No haber solicitado licencia de apertura.
- Hacer obras sin el correspondiente permiso.
- Incumplir la normativa relativa a ruidos.
- Retrasarse o no pagar los tributos locales.
- Dirección General de Tráfico. Por incumplimiento de la normativa de circulación.
Cómo contabilizar las multas
Si recibes alguna sanción como las que te he dicho en el apartado anterior deberás reflejarlo en la contabilidad de la empresa.
Tranquilo, te lo explico todo.
Cuentas contables para sanciones y multas
Según el tipo de gasto, para contabilizar multas y sanciones podremos utilizar una cuenta 678, que está dirigida a registrar los gastos excepcionales que no forman parte de la actividad normal de la empresa.
Hay que tener en cuenta que las multas no suelen ser deducibles. Por eso, mi recomendación es que las incluyas en una subcuenta específica que indique que no se pueden deducir. Así será mucho más sencillo conseguir la información en el momento de presentar los impuestos.
Las multas, sanciones y recargos tienen la peculiaridad de que son gastos contables, pero por la Ley 27/2014, art. 15 c) no tienen el carácter de deducible.
Sin embargo, sí que pueden deducirse los intereses de demora, siempre que no tengan carácter sancionador. Éstos se pueden registrar en la cuenta 669 Otros gastos financieros.
Asiento contable para sanciones de tráfico
Las multas de tráfico son uno de los ejemplos más habituales de sanciones que tienen que pagar las empresas. Suele ocurrir de forma más habitual en empresas de reparto o de transporte de mercancías, donde se puede superar el límite de velocidad o estacionar en algún lugar no permitido.
Para contabilizar la sanción de tráfico se realiza el siguiente asiento:
(678.1) Gastos Excepcionales-Multa Tráfico
a
Banco C/C (572)
Asiento contable para sanciones de la Agencia Tributaria
Las sanciones de Hacienda suelen ser consecuencia de algún error o falta de presentación en los impuestos. Puede ser una multa únicamente o ir acompañada de la liquidación de la cuota tributaria del tributo correspondiente.
Si se dan ambas cosas habrá que contabilizar tanto la sanción como la liquidación de cuota, viéndose afectada la cuenta del gasto de dicho impuesto además de la cuenta contable de la sanción.
Pongamos como ejemplo que en una revisión de la Agencia Tributaria se determina que hay gastos no deducibles por importe de 1.000 euros. Esto da como resultado una cuota a ingresar de 250 euros y, además, una sanción de 75 euros por el error.
Los asientos para contabilizar este movimiento serán:
- Para la liquidación de la cuota:
250 (630) Impuesto Sociedades corriente
a
Hacienda Pública Acreedora por IS (4752) 250
- El asiento a realizar para la sanción tributaria sería el siguiente:
75 (678.2) Gastos excepcionales-Multas Hacienda
a
Banco c/c (572) 75
Contabilizar una sanción de Hacienda (recargos extemporáneos)
Los recargos extemporáneos son gastos no deducibles que se producen cuando se presenta fuera de plazo una declaración.
El importe regulado por la Ley General Tributaria es del 1% por cada mes de retraso, sin intereses de demora hasta que se cumplen 12 meses de retraso.
Si, por ejemplo, presentas una declaración en la que tenías que pagar 2.000 euros con un mes de retraso, los asientos contables serán:
- Por el pago de la cuota:
2000 (4751) Hacienda Pública Retenciones
a
Banco c/c (572) 2000
- Por el pago de la multa:
20 (678.3) Gastos Excepcionales-Recargos Hacienda
a
Banco c/c (572) 20
Contabilizar una sanción de la Seguridad Social (recargos)
Cuando se presentan los documentos de cotización y de pago fuera de plazo existen unos recargos e intereses de demora fijados en la Ley General de la Seguridad Social.
Estos importes suelen ingresarse al mismo tiempo que las deudas sobre las que recaen.
Las cuantías de los recargos son los siguientes:
- Si se presentan los documentos pero no se realiza el pago, el recargo será del 10% si se abonan las cuotas debidas dentro del primer mes natural siguiente al del vencimiento del plazo para su ingreso. En cambio, el recargo será del 20% de la deuda, si se abonan las cuotas debidas a partir del segundo mes natural siguiente al del vencimiento del plazo para su ingreso
- Si no se aportan los documentos de liquidación, el recargo es del 20% si se abonan las cuotas debidas antes de la terminación del plazo de ingreso establecido en la reclamación de deuda o acta de liquidación, o bien el recargo del 35% de la deuda, si se abonan las cuotas debidas a partir de la terminación de dicho plazo de ingreso.
Los recargos no son gastos deducibles pero los intereses de demora sí lo son. Por tanto, los asientos serían diferentes en función a uno u otro caso.
50 (678.4) Gastos Excepcionales-Recargos Seg. Social
a
Banco c/c (572) 50
20 (66) Gastos Financieros
a
Banco c/c (572) 20
Contabilizar sanción Seguridad Social
Las multas de la Seguridad Social se contabilizan de la misma forma que el resto de sanciones de otros organismos públicos, como la Dirección General del Tráfico o Hacienda.
Para contabilizar las sanciones, al ser un hecho excepcional en la actividad de la empresa, el asiento debe ser:
1000 (642) Seguridad Social a Cargo de la Empresa
500 (678.4) Gastos excepcionales-Multas Seguridad Social
a
Organismos de la Seguridad Social Acreedores (476) 1500
Contabilizar multas de origen particular
Se consideran gastos personales los que no guardan relación directa con el negocio. Por lo tanto, no los debes tener en cuenta para el cálculo del beneficio y no son deducibles en el Impuesto de Sociedades.
Una tentación que suele haber en los empresarios es la de incluir gastos particulares en las cuentas de la empresa para tratar de pagar menos impuesto…¡Error! Te enfrentas al riesgo de que la Agencia Tributaria te pille y las consecuencias sean peores que lo que podrías haberte ahorrado al incluirlos.
Así que mi consejo como superhéroe de las finanzas es que no es buena idea contabilizar las multas de origen particular.
Consecuencias de contabilizar sanciones de origen particular
Cuando uno de los miembros de la empresa utiliza dinero de la empresa para sus gastos privados, puede entenderse como una forma de retribución que no paga impuestos. Sería una forma de retribución por la que no se están pagando impuestos y sí habría que declararlas a efectos fiscales y aplicar el IRPF que corresponda.
Además, si te pillan, Hacienda considera que estás cometiendo un delito de administración desleal.
Pero, es más, ya hay sentencias en las que se considera que utilizar la cuenta de la empresa para gastos personales constituye un delito de falsedad y apropiación indebida.
Para considerar el uso de la cuenta de la sociedad para gastos privados de los socios como un delito de apropiación indebida y no como uno de administración desleal, deben darse las siguientes circunstancias:
- Que se realice de forma continuada.
- Que no exista gestión para liquidar o devolver estos fondos que se han destinado a usos ajenos a la actividad de la empresa.
Así que esto deja de ser una broma cuando puedes incurrir en un delito que conlleva penas de cárcel. Mucho mejor declarar lo que corresponde y pagar correctamente los impuestos.
Y hasta aquí todo lo que puedo decirte acerca de cómo contabilizar las multas en una empresa. Ahora está en tus manos hacerlo bien para no tener problemas.
En cualquier caso, si necesitas ayuda, cuenta con Rafael Marquina & Asociados, que tiene una amplia experiencia en todo lo relacionado con la gestión de empresas.
