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Sea por el motivo que sea, el que más y el que menos se ha planteado irse a vivir a otro país. Y aquí viene la buena noticia: Si eres autónomo, ¡es posible!

Con la figura del autónomo desplazado podrás irte a cualquier país de la UE, de forma temporal, y seguir ganando dinero con tu trabajo. Pero, todo tiene su miga…

¿Qué es un autónomo desplazado?

Un autónomo desplazado es aquel trabajador por cuenta propia que, estando dado de alta en el RETA, desarrolla su actividad de forma temporal en el espacio económico de otro país de la UE o en Suiza.

Las razones pueden ser muchas, pero los requisitos y obligaciones que debe de cumplir el autónomo desplazado extranjero son las mismas.

Requisitos para ser autónomo desplazado

El requisito principal y más importante es a la vez el más lógico. Para ser un autónomo desplazado es imprescindible estar dado de alta en el RETA.

El resto de requisitos puede variar según el país de destino, por eso te animo a comprobarlo por ti mismo en las respectivas páginas gubernamentales de cada país, aunque existen una serie de requisitos comunes que pueden servirte como guía básica:

• Verificar si necesitas un visado y/o permisos de trabajo, ya que en algunos países es esencial para trabajar en ellos siendo extranjero.
• Registrarte como autónomo en el país de destino, a parte de ser un requisito esencial, también es un paso del proceso.
• Cumplir todas las obligaciones fiscales y laborales. Aunque los autónomos desplazados conserven la algunos aspectos de las obligaciones fiscales y laborales de España, es muy importante estar informado de cuáles son las obligaciones en estos ámbitos del país de destino para no meter la pata.
• Contar con un seguro de responsabilidad civil y médico, porque no se sabe qué puede pasar estando en el extranjero, y así estarás más tranqui.
• Llevar contigo toda la documentación necesaria, copias del contrato de trabajo, del alta en el RETA, diplomas, certificados y todo aquello que puedan solicitarte.

Cuánto tiempo puede estar un autónomo desplazado

Por supuesto que no puedes pasarte toda la vida viviendo en Alemania y tener las ventajas del autónomo desplazado extranjero. Todo tiene un límite y en este caso es de 12 meses, aunque podrás solicitar una prórroga de otros 12 meses.

Para solicitar esta prórroga tendrás que solicitarlo a través del formulario A1 «Prórroga de desplazamiento o de actividad no asalariada» a la Subdirección General de Afiliación, Cotización y Gestión del Sistema RED de la Tesorería General de la Seguridad Social o a la institución pertinente del país de destino.

Y eso no es todo, además puedes hacer una segunda solicitud de la prórroga si necesitas más tiempo de otros 12 meses. Para ello, deberás presentar el modelo TA.300 «Solicitud de información sobre la legislación de Seguridad Social aplicable» en la Tesorería General de la Seguridad Social. No te olvides del nombre de este modelo, porque más adelante hablaremos de él y verás que es muy importante.

Esta regla se da cuando hablamos de un país de la UE o de Suiza, pero qué pasa con otros países. Pues resulta que cada uno tiene una normativa específica, por ejemplo en Australia podrás estar hasta 5 años mientras que en Paraguay el límite es de 2 años. Si necesitas más información sobre esto, puedes consultarlo en el modelo TA. 300.

Obligaciones fiscales y laborales del autónomo desplazado

Aunque pueda sonar muy bien eso de vivir fuera de España siendo autónomo, antes de tomar una decisión debes saber bien cuáles son tus obligaciones para poder tomar una decisión informada, porque después vienen los arrepentimientos y estando lejos puede hacerse todo un poco cuesta arriba.

Seguridad Social para autónomos desplazados

Como ya te he comentado, el requisito principal para ser un autónomo desplazado es estar dado de alta en el RETA, por lo que si has decidido irte a vivir al país de tus sueños deberás, sí o sí, notificarlo a la Seguridad Social.

Para ello, se utiliza el modelo TA. 300 que te mencioné antes. Además, la Seguridad Social te solicitará tener el vigor la tarjeta sanitaria europea, por lo que pueda pasar.

Cotización del autónomo desplazado

Todos sabemos que la Agencia Tributaria no se anda con chiquitas y menos cuando hablamos de fraude, por eso tu cotización como autónomo desplazado estará limitada a un año.

Para resolverlo tienes dos opciones, o cotizar en el país de destino y darte de alta como autónomo allí lo que es sinónimo de papeleo; o solicitar la prórroga de la que te hablé antes, más papeleo.

Con la Agencia Tributaria todo va a ser papeleo, por eso lo mejor es que cuentes con profesionales que puedan ayudarte como los asesores de Rafael Marquina & Asociados, que tienen una basta experiencia en estos temas. Gracias a ellos podrás olvidarte de tanto trámite y centrarte en lo importante: tu negocio 

Recuerda que, aunque residas fuera de España, tu domicilio fiscal deberá seguir estando en territorio español para seguir tributando aquí.

Para conservar tu domicilio fiscal deberás de cumplir los siguientes requisitos:

• Tener el núcleo o base de actividad en España.
• Estar más de 183 días en el país.
• Estar casado y que esa persona viva en España.
• Tener hijos y que residan en el territorio nacional.

Si no cumples ninguno de estos requisitos se considerará que vives en el país al que hayas decidido desplazarte, y por lo tanto deberás tributar allí, así que OJITO.

El IVA para un autónomo desplazado

En el caso de que tengas el domicilio fiscal en España los gastos con IVA extranjero se contabilizan como gastos por el todo, y debes incluirlos en tu Declaración de la Renta.

Si por el contrario, has dejado de tributar en España porque no cumples con los requisitos anteriores, deberás consultar la legislación del país de destino. Además, deberás de estar dado de alta en el ROI, pudiendo disfrutar de la exención del IVA en tus operaciones con negocios de la UE.

Cómo solicitar ser autónomo desplazado

Una vez sabiendo tus obligaciones y con el país de destino más que decidido, el siguiente paso es solicitar la situación de autónomo desplazado a la Seguridad Social. Los pasos a seguir serán los siguientes:

• Cumplimentar y entregar el formulario TA. 300. Como ya te comenté antes, este formulario será esencial para poder realizar tu actividad como autónomo desplazado extranjero. En él te pedirán tus datos, el tipo de actividad que llevas a cabo, datos del desplazamiento y el domicilio al que mandar las notificaciones.
• Cumplimentar y entregar el formulario A1 para autónomos desplazados. Una vez que te aprueben el TA. 300, te proporcionarán este nuevo formulario para justificar que cotizas en España mientras estás en otro país.

¡Ser autónomo desplazado es así de sencillo! 

Con algo de organización y paciencia, podrás cambiar el clásico “¿Dónde trabajas?” por un “¿Desde qué país lo haces?”. Simplifica los trámites, deja atrás el estrés y prepárate para disfrutar de esta nueva experiencia. 

Hay veces que, por desgracia, el negocio no da para más y te das cuenta de que mantener las puertas abiertas ya no tiene sentido.

En ese momento tienes que plantearte la pregunta: ¿es mejor dejar morir una sociedad limitada o liquidarla?

En este post te vamos a hablar con claridad de las implicaciones legales y económicas que tiene cada una de estas opciones para que elijas el camino correcto 😥

¿Qué implica dejar morir una sociedad limitada?

Cuando hablamos de “dejar morir una sociedad limitada”, nos referimos a que su labor se paraliza.

La sociedad se abandona sin actividad, se suspende todo tipo de ingresos y se dejan de presentar las cuentas anuales. Pero, sin liquidarla ante notario y cerrarla formalmente en el Registro Mercantil. 

Por así decirlo, dejas la sociedad en una especie de limbo legal y administrativo en el que no se ha disuelto, pero tampoco se le presta mucha atención. 

Y, ¿por qué se hace esta práctica? 🤔

En muchas ocasiones, ninguno de los socios quiere encargarse de cerrarla o hacer frente a los trámite y gastos que conlleva una disolución. En otras, puede deberse a que, aunque en ese momento la empresa no sea rentable, sí que pueda reactivarse en el futuro y se pueda ahorrar los trámites de apertura.

Aunque a primera vista dejar morir una sociedad limitada pueda parecer sencillo, lo cierto es que para llevarlo a cabo deberás hacer varios trámites para evitar multas o te cierren la empresa.

¿Qué es la liquidación de una sociedad?

Liquidar una sociedad significa su cierre definitivo y de forma legal. El proceso conlleva varios pasos y trámites:

1. Es necesario celebrar una junta general de socios en la que se acuerde la disolución.
2. Se debe nombrar un liquidador o liquidadores, que suplanta a los administradores, notarios y abogados y se encarga de las gestiones.
3. Hay que pagar las deudas pendientes y repartir el patrimonio entre los socios, si es que lo hay.
4. Acudir al Registro Mercantil para darla completamente de baja.

La liquidación de una sociedad requiere más trabajo y costes asociados, como de notaría o gestoría, pero es la forma legal y más segura de poner fin a una sociedad evitando problemas futuros.

¿Cuánto puede estar una sociedad limitada sin actividad?

En el caso de que decidas ahorrarte los trámites, el plazo máximo para dejar tu sociedad limitada sin actividad es de un año.

Durante este tiempo, los administradores pasan a convertirse en los responsables totales de los movimiento realizados por la empresa.

Aunque, hay una forma de sortear ese plazo de un año para dejar inactiva la sociedad limitada: cumplir con algunas obligaciones (te lo cuento en el siguiente apartado 😉).

👉 Ten en cuenta esto: Estando la sociedad limitada sin actividad puedes acumular deudas con la Seguridad Social o Hacienda, por no estar presentando impuestos, aunque estén a cero.

Y no solo eso, podrás acumular recargos, intereses u órdenes de embargo que pueden llegar hasta los socios administradores si la Agencia Tributaria considera que hay negligencia o mala fe con vuestras acciones.

También es posible que se impongan bloqueos en el registro o que Hacienda te cierre el negocio definitivamente, algo que haría muy difícil volver a reactivar la empresa.

Entonces, ¿Cuáles son las obligaciones para cerrar una SL sin deudas?

Como te comentaba antes, tendrás que cumplir con algunas obligaciones jurídicas y mercantiles para proceder a la liquidación o para dejar morir una sociedad limitada.

Si decides dejar morir tu sociedad son:

• Comunicar a la Agencia Tributaria que la sociedad está inactiva. Tendrás que completar el modelo 036 y marcar la casilla 140 «Dejar de ejercer todas las actividades empresariales y/o profesionales (personas jurídicas y entidades, sin disolución. Entidades inactivas» y 141 «Fecha efectiva del cese”.

El administrador contará con un lapso de 30 días desde el cese definitivo de la actividad para presentar esta actualización de los datos ante Hacienda.

• Declarar el impuesto de sociedades. Una empresa inactiva no tiene que presentar las declaraciones mensuales, trimestrales y anuales de IVA, pero sí la declaración por el impuesto de sociedades. Así, cada año, la persona jurídica encargada deberá presentar el modelo 200 y marcar la casilla 026 “Entidad Inactiva”.

🔴 Atención: si marcas la inactividad de tu sociedad después del 1 de enero, no deberás marcar la casilla 026 porque parte del ejercicio sí que ha estado activa.

En ese caso tendrás que esperar al próximo ejercicio en el que la sociedad limitada estará obligada a realizar pagos a cuenta a pesar de su inactividad.

Hay excepciones, pero te recomiendo contar con ayuda de asesores y gestores expertos para no caer en errores a la hora de hacer los trámites 😎

 

• Dar de baja a los administradores. Esto es dar de baja en la Seguridad Social en el régimen RETA si no realizan otra actividad. Debes tener en cuenta que si la sociedad limitada tiene deudas con la Seguridad Social o con terceros la responsabilidad de su pago pasa a los administradores.
• Seguir llevando las cuentas anuales y la administración. Si no está liquidada, una sociedad inactiva está obligada a seguir realizando todos los trámites y exigencias como si estuviera en marcha. Para ello tendrás que tener una contabilidad activa, aunque no haya movimientos; legalizar los libros, formular las cuentas anuales y que la junta general las apruebe. Además, y muy importante, las cuentas anuales deben depositarse en el Registro Mercantil.

Liquida tu sociedad sin quebraderos de cabeza

Si no quieres seguir operando con tu empresa pero ninguno de los socios quiere encargarse de liquidarla, antes que dejar morir una sociedad limitada lo que puedes hacer es dejar todos los trámites en manos de Rafael Marquina & Asociados.

Su equipo de asesores especializados en cierres se encargará de hacer el proceso de manera correcta para evitar futuros problemas. ¡Hacer las cosas bien no tiene por qué ser costoso si cuentas con el apoyo adecuado!

La contabilidad empresarial puede parecer un desafío lleno de detalles y variables. Sin embargo, es crucial llevarla de forma correcta para garantizar el buen funcionamiento del negocio.

El PGC Pymes, aunque pueda sonar como un término super técnico, es esencial para gestionar adecuadamente la contabilidad de pequeñas y medianas empresas. Estas siglas hacen referencia al Plan General de Contabilidad adaptado a este tipo de negocios, que organiza las cuentas necesarias para registrar sus transacciones.

Te lo explico todo a continuación. 

Qué se considera Pyme

Vamos a empezar por lo básico, entender qué es una pyme.

Una Pequeña y Mediana Empresa (Pyme) es aquella que, al cierre del ejercicio, cumple al menos dos de estos criterios:

• Su activo total no supera los 4.000.000 de euros.
• Su cifra de negocios anual no supera los 8.000.000 de euros.
• Su plantilla media durante el ejercicio no supera los 50 empleados.

Es importante destacar que cualquier empresa que cumpla estas condiciones, ya sea una persona física o jurídica, se considera una Pyme. Sin embargo, en la práctica, solemos asociar el término «Pyme» con las sociedades mercantiles, mientras que el término «autónomo» se utiliza para referirse a empresarios individuales.

¿Qué es la contabilidad aplicada para pymes? 

La contabilidad aplicada a las pymes se refiere a la establecida en el Código de Comercio, no a un simple registro de ingresos y gastos. Es obligatoria para sociedades, otras entidades jurídicas y personas físicas acogidas al régimen de estimación directa no simplificada, e implica la gestión de una serie de libros contables específicos.

La contabilidad aplicada para pymes es la metodología que utilizan las pequeñas y medianas empresas para gestionar de forma eficiente sus finanzas y asuntos fiscales.

Mediante el proceso de contabilidad se procede a registrar, ordenar y agrupar de una manera determinada todas las operaciones económicas que la persona o entidad de que se trate ha realizado en un período de tiempo concreto. 

Pero, para que se denomine contabilidad, hay que seguir unas pautas e informes determinados. Es decir, no siempre que se deja constancia de movimientos económicos se está realizando una contabilidad. 

Por ese motivo, en el ámbito empresarial y donde se realizan actividades económicas es cuando se lleva a cabo una contabilidad propiamente dicha, porque estas organizaciones llevan su contabilidad de acuerdo a lo establecido en la normativa vigente. 

¿Qué es el Plan General de Contabilidad para pymes?

El Plan General de Contabilidad para Pymes (PGC-PYMES) es un marco legal que las empresas deben cumplir en España. 

Existen dos normativas diferentes, el PGC y el específico de pequeñas y medianas empresas. Dependiendo del tipo de entidad que seas, deberás cumplir con uno o con otro. 

El PGC-PYMES es más simple y flexible que el PGC, y requiere de menos recursos para su elaboración. Ya te chivateo que si se utilizas un software adecuado, podrás hacerlo de forma sencilla. 

La normativa relacionada con el PGC para Pymes es el Real Decreto 1515/2007, de 16 de noviembre, por el que se aprueba el Plan General de Contabilidad de Pequeñas y Medianas Empresas y los criterios contables específicos para microempresas.

Estructura del plan general contable 

El Plan General Contable se estructura de la siguiente forma: 

• Primera parte, Marco conceptual de la contabilidad. Se especifican los principios contables, los criterios que hay que seguir a la hora de registrar las partidas y los distintos elementos que forman las cuentas anuales. 
• Segunda parte, Normas de registro y valoración para pequeñas y medianas empresas. En esta segunda parte se detallan los principios y otras disposiciones contenidas en la primera parte. También incluye criterios y reglas que se aplican a los distintos hechos económicos y diversos elementos patrimoniales.
• Tercera parte, Cuentas anuales. Contiene, además de las normas a seguir para su elaboración, los modelos normalizados a emplear por las pequeñas y medianas empresas.
• Cuarta parte, Cuadro de cuentas. Contiene la lista completa de las cuentas contables a utilizar.
• Quinta parte, Definiciones y relaciones contables. En esta última parte se explica el funcionamiento de cada una de las cuentas, para qué se utilizan y dónde se encuentran dentro del balance. 

Aplicación del Plan General Contable en una pyme paso a paso

Para implementar el Plan General Contable en una Pyme, lo mejor es seguir los siguientes pasos. 

Entender el PGC-pymes

Primero, conocer la legislación vigente que hará que haya que elaborar de una forma u otra el Plan General Contable de la Pyme. 

Cuando conozcas la Ley, lo mejor es adaptar el PGC a la empresa y las particularidades que ésta tenga. Debes estar seguro de que cuentas con todos los documentos y cumples con los requisitos establecidos en el Marco Conceptual del PGC.

Implementa un software contable

Tener un programa de contabilidad puede ser una gran diferencia para tu empresa. 

Elige el que mejor se adapte a las necesidades de tu negocio y asegúrate de que el software sea intuitivo y que pueda integrarse con otras herramientas con las que ya cuentes. 

Además, en el caso del que estamos hablando, es fundamental que el programa pueda adaptarse al PGC-PYMES y que lo puedas personalizar.

Si no tienes ni la menor idea de software no pasa nada, porque para eso están los asesores de Rafael Marquina & Asociados que te ayudarán a elegir el que mejor se adapte a tu negocio. Además, te resolverán todas las dudas que tengas sobre el Plan General Contable. No dudes en contactar con ellos 

Registra las operaciones

Una vez que ya tienes instalado el programa de contabilidad, comienza a registrar todas las transacciones, facturas y recibos de manera detallada y precisa. 

No olvides asignar cada operación a su cuenta contable correspondiente.

Conciliación bancaria

Tendrás que comparar de forma regular los movimientos que tienes en los bancos con los registros contables que tienes en tu programa.

De esta forma podrás detectar cualquier diferencia y descuadre y mantener tu contabilidad correcta y al día. 

Análisis de datos

Para tomar decisiones informadas y mejorar tu negocio día a día lo mejor es apoyarse en informes. 

La contabilidad analítica, llevada cumpliendo con la normativa y con un programa adecuado para tu empresa, te ayudará a tener una visión general de todo el funcionamiento para así poder cambiar y mejorar lo que sea necesario. 

Qué es el cuadro de cuentas en el PGC Pymes

El cuadro de cuentas contiene los grupos, subgrupos y cuentas necesarios con su codificación en forma decimal y con un título expresivo de su contenido, intentando dar cabida a todas las situaciones que pueden darse en el mundo empresarial. 

Para tratar de garantizar cierta flexibilidad en la contabilidad española, no es obligatoria la numeración de las cuentas y la denominación de las mismas. Pero, eso sí, este cuadro de cuentas es una guía o referente obligado en relación con las partidas de las cuentas anuales. 

El Plan General Contable se puede descargar para poder consultar todo lo relativo a las cuentas y que te sirva de guía. 

Eres autónomo, llega el momento de hacer la declaración de la renta y te da escalofríos.

Para pasar este trámite sin morir en el intento tendrás que tener en cuenta los gastos deducibles, sí, eso que devuelve Hacienda.

Ponte cómodo que te lo voy a explicar todo paso a paso para que la declaración de la renta no se te haga cuesta arriba, anda 😜

¿Qué son los gastos deducibles?

Los gastos deducibles se pueden definir como aquellos gastos que pueden restarse de los ingresos brutos para calcular el beneficio real que ha tenido una actividad económica en el momento de pagar impuestos.

Estos gastos deducibles tienen que estar directamente relacionados con la actividad económica o profesional y reducen la base imponible, disminuyendo la carga fiscal.

Los gastos deducibles es lo que devuelve hacienda, lo que permite dejar de pagar y ahorrar.

Estos gastos pueden considerarse deducibles siempre y cuando estén vinculados a la actividad realizada, se contabilicen adecuadamente y cuenten con una justificación correcta.

¿Cuáles son los gastos deducibles?

Aunque hay gastos deducibles que son comunes para todos, en este caso es importante distinguir entre empresas y autónomos.

En el caso de las empresas, la variedad de gastos deducibles es amplia y está sujeta a diversas variables. 

En el caso de los profesionales autónomos hay que tener en cuenta los criterios básicos de necesidad, causalidad y justificación suficiente, existe una amplia variedad de gastos deducibles.

Gastos deducibles para empresas

Como ya hemos mencionado anteriormente, existen diversos gastos deducibles pero, vamos a destacar los más comunes:

• Los consumos de explotación. En este apartado se incluye la compra de mercaderías, materias primas, envases y material de oficina, ya que estos gastos contribuyen a la obtención de ingresos.
• Los sueldos y salarios. Engloban las retribuciones mensuales, pagas extras, dietas y gastos de viaje, así como la retribución en especie.
• Seguridad Social. Es lo que se paga en concepto de las cotizaciones en nómina de los trabajadores.
• Otros gastos de personal. Se incluyen los costes de formación, aportaciones a planes de pensiones, indemnizaciones y seguros de accidente.
• Los arrendamientos y cánones. Lo más habitual son los gastos de alquiler, uso de patentes y marcas.
• Las reparaciones y conservación. Son los costes que se destinan a cubrir los gastos de mantenimiento y reparaciones de bienes muebles e inmuebles.
• Los servicios de profesionales independientes. Incluyen los honorarios de abogados, notarios, traductores y comisiones de agentes comerciales.
• Otros servicios exteriores. Aquí se puede incluir una gran variedad, como el transporte, telefonía, primas de seguro, servicios bancarios, publicidad y relaciones públicas.
• Otros gastos deducibles. Son el resto de gastos no incluidos en los apartados anteriores, como los gastos financieros, tributos fiscalmente deducibles, amortizaciones de inmovilizado material, recargos por aplazamiento de deudas, compra de libros o suscripción a revistas profesionales, cuotas de colegios profesionales, asistencia a cursos o conferencias, y primas de seguro de enfermedad.

Gastos deducibles de autónomos

Aunque pueden variar, al igual que en el caso anterior, los gastos deducibles más habituales en autónomos son:

• Gastos de alquiler. Se incluyen los de la oficina, local o almacén.
• Suministros. Se refiere a la luz y el agua.
• IBI y comunidad.
• Teléfono e internet.
• Consumos de explotación. Tienen esta consideración todas las mercaderías, materias primas y demás bienes y productos que son necesarios para poder trabajar. Esto incluye material de oficina, compra de stock, herramientas, programas informáticos, etc.
• Adquisición y reparación de bienes de inversión.
• Amortizaciones. Las más habituales son las de maquinaria y ordenadores.
• Marketing y publicidad. Tanto online como offline, incluyendo redes sociales, Google o folletos.
• Página web. La creación, el diseño y el mantenimiento.
• Asesoría o gestoría.
• Servicios de otros profesionales. Abogados y notarios son los más habituales, aunque también se incluyen aquí especialistas en distintos campos. 
• Gastos financieros. Intereses y comisiones, además del coste del datáfono, por ejemplo.
• Cuota de autónomos.
• Gastos de los trabajadores. Se incluyen aquí los salarios y también los gastos de la Seguridad Social.
• Dietas. Las más habituales son en hoteles y restaurantes.
• Viajes y desplazamientos. Trenes y aviones, por ejemplo.
• Vehículos. Reparaciones, parkings y combustible.
• Software.
• Seguros.

¿Cómo se contabilizan los gastos deducibles?

Los autónomos, aunque de forma algo distinta a las empresas, tienen que llevar una contabilidad tanto de los ingresos como los gastos de la actividad.

En cuanto a los gastos, hay que registrarlos en los correspondientes libros de facturas recibidas, de registro de bienes de inversión y en el libro de registro y de compras y gastos, según corresponda.

Hay que dejar constancia de:

• Fecha de la factura o fecha en que se produce el gasto, en caso de que no haya factura.
• Número de factura o de recibo.
• Identidad del proveedor. Incluyendo nombre y apellidos, razón o denominación social, NIF y domicilio fiscal.
• Identidad del destinatario del bien o el servicio, es decir, el autónomo.
• Concepto. Descripción del bien comprado o el servicio contratado.
• Base imponible. Es el importe antes de impuestos.
• Tipo de gravamen. En caso de que este gasto lleve IVA.
• Cuota de IVA soportada. Solo si es un gasto que lleve IVA.

Ya hemos visto que los gastos deducibles es lo que devuelve hacienda, o más bien lo que deja descontar de los ingresos que ha generado una actividad cuando llegue el momento de calcular los impuestos que hay que pagar.

Al ser algo complicado y que influye en tu bolsillo directamente, te aconsejo que acudas a asesores expertos como los de Rafael Marquina & Asociados. Ellos mejor que nadie podrán manejar tu contabilidad y fiscalidad para que no pagues de más 🙌

Si eres empleador, es posible que en algún momento te preguntes si puedes obligar a un trabajador a coger un permiso retribuido.

Para aclararlo, lo mejor es entender bien qué son estos permisos, cómo funcionan y qué tipos existen. Prepárate que te lo cuento todo 😊

¿Qué son los permisos retribuidos?

Los permisos retribuidos son los días en que un empleado tiene derecho a ausentarse de su puesto de trabajo por motivos personales o familiares y recibe su salario habitual.

El Estatuto de los Trabajadores regula los derechos que tienen los empleados en relación a estos permisos e indica los tipos que existen.

Sin embargo, son los convenios colectivos los que regulan este tipo de permisos, pudiendo ampliar el número de días a los que tiene derecho un trabajador, las causas por las que se puede solicitar y las circunstancias en las que debe concederse un permiso retribuido a un trabajador.

Todos los empleados de una empresa, independientemente de su tipo de contrato y de si trabajan a jornada completa o a tiempo parcial, tienen derecho a los permisos retribuidos.

¿Cómo funcionan los permisos retribuidos?

Tus empleados obtienen como beneficio de los permisos retribuidos la posibilidad de ausentarse del trabajo y seguir cobrando la nómina como si no lo hicieran.

Pero para las empresas también tienen beneficios los permisos retribuidos y no hay que pasarlos por alto.

Tener una buena política de permisos retribuidos hace que los trabajadores estén satisfechos y motivados, ya que sienten que se entienden sus necesidades y que la empresa se preocupa por su bienestar. Esto suele significar un aumento de la productividad.

Además, garantizando los derechos fundamentales de los trabajadores se contribuye de forma importante a mejorar la imagen que tienen de la empresa. Si ven que los permisos retribuidos se gestionan de forma adecuada, dando importancia a su bienestar y valorando el tiempo y esfuerzo que emplean en su puesto de trabajo, el denominado como employer branding mejorará.

Esto no sólo sirve para retener el talento dentro de la compañía si no que atraerá a los mejores candidatos a la hora de cubrir las vacantes dentro de la empresa, ya que sentirán que es una buena oportunidad dentro de una empresa que los valorará.

Tipos de permisos retribuidos

Los diferentes permisos retribuidos que las empresas deben conceder a sus trabajadores están recogidos en el Estatuto de los Trabajadores.

Además, en algunos convenios mejoran esos permisos, ampliando las condiciones y los plazos.

Vamos a ver los diferentes permisos retribuidos.

Permiso retribuido obligado por la empresa

Aunque los permisos retribuidos son un derecho del trabajador en determinados supuestos, hay ocasiones en las que es la empresa quien impone la ausencia con derecho a salario.

Esto suele ocurrir en situaciones excepcionales como cierres temporales, emergencias sanitarias o causas económicas que impiden el desarrollo normal de la actividad.

La legalidad de este tipo de permiso suele generar dudas, pero la respuesta es sí, es legal… siempre que haya razones de peso. Un permiso retribuido obligatorio será legal siempre que esté justificado, no altere las condiciones del contrato y respete la negociación colectiva.

Permiso retribuido por matrimonio

Este permiso lo pueden solicitar todos los trabajadores que se casen, previa solicitud de un documento que acredite que han contraído matrimonio.

En algunos convenios también se permite solicitarlo a los trabajadores que formalicen una unión en pareja de hecho.

La duración del permiso por matrimonio es de 15 días naturales.

Permiso por enfermedad, accidente o fallecimiento de un familiar

La empresa concederá este permiso retribuido a los trabajadores en caso de enfermedad, accidente, hospitalización o fallecimiento de un familiar de hasta segundo grado.

El empleado podrá solicitar un permiso retribuido de 2 días, ampliable a 4 días en caso de que se requiera un desplazamiento.

Algunos convenios establecen periodos de tiempo más largos.

Permiso retribuido por traslado de domicilio habitual

Para las mudanzas se suele conceder un permiso retribuido de 1 día, aunque los convenios pueden ampliar su duración según la distancia a la cual el empleado se traslada.

Las empresas podrían solicitar un documento que justifique el cambio de domicilio.

Permiso por deberes de carácter público

El caso más conocido en el que se concede este tipo de permiso es cuando los trabajadores tienen que ir a votar o forman parte de la mesa electoral.

El tiempo del permiso dependerá de varios factores, como el tipo de deber público que el empleado deba realizar.

Permiso para realizar funciones sindicales

Este permiso tiene que ver con la necesidad de hacer funciones sindicales o relacionadas con la representación de los trabajadores.

La duración dependerá de la función que haya que desarrollar y de lo que el convenio colectivo correspondiente establezca.

Permiso para la preparación del parto, exámenes prenatales o adopción

A las trabajadoras embarazadas que tengan que realizar técnicas de preparación del parto o exámenes prenatales que coincidan con su jornada laboral, habrá que concederles un permiso retribuido.

La empresa podrá solicitar un documento justificativo.

La duración de este permiso dependerá del tiempo necesario para realizar estas técnicas o exámenes.

Además, también es posible para los trabajadores solicitar un permiso retribuido en caso de tener que acudir a sesiones informativas o de preparación relacionadas con el proceso de adopción.

Permiso retribuido por lactancia

Para los trabajadores con hijos menores de 9 meses, existe el derecho a un permiso retribuido por lactancia.

Consiste en el derecho a ausentarse del trabajo durante una hora o dos periodos de 30 minutos para alimentar al bebé.

Otra opción para este permiso es reducir la jornada laboral media hora a la entrada o a la salida.

La duración de este permiso aumenta proporcionalmente en caso de parto o de adopción múltiple.

Algunos convenios y empresas también contemplan la posibilidad de acumular la duración total en horas del permiso en jornadas completas.

Permiso por motivos académicos

Para los trabajadores que están cursando estudios, existe este permiso que permite ausentarse del trabajo para la realización de exámenes o similares.

Ya sabes que es posible dar a los trabajadores un permiso retribuido obligado por la empresa, de un modo similar al que ocurre con el resto de permisos retribuidos.

Permiso por fuerza mayor familiar

En el caso de que hayas tenido una urgencia o un suceso inesperado en el ámbito familiar, el trabajador podrá ausentarse de su puesto y que esas horas les sean retribuidas. Además, se le otorgan 4 días que podrá disfrutar de forma continua o no. Este es uno de los último permisos aprobados. 

Permiso por disfrute de permiso parental

El segundo permiso retribuido aprobado recientemente concede al trabajador un permiso de 8 semanas para el cuidado de hijos menores de 8 años.

Estos dos últimos permisos están recogidos en Real Decreto-ley 5/2023, conocida como la Ley de Familias.

Si sigues teniendo dudas sobre los permisos retribuidos o cualquier otra cuestión, lo mejor es contar con una asesoría como la de Rafael Marquina & Asociados. De esta forma, tendrás todo más claro y también te asegurarás de hacer las cosas correctamente.

El modelo TA.0521 es un documento que deben presentar los autónomos en su relación con la Seguridad Social en determinadas situaciones. 

¿Quieres saber cuáles son esas situaciones? Te lo cuento.

¿Qué es el modelo TA.0521?

El modelo TA.0521 es el documento obligatorio con el que tendrás que hacer tus trámites en la Seguridad Social si quieres darte de alta o de baja en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA) o si tienes que cambiar algún dato en relación a otro modelo presentado anteriormente. 

Una vez que lo hayas cumplimentado se presenta en la Tesorería General de la Seguridad Social o telemáticamente. 

Tipos de TA.0521

Existen diferentes tipos del modelo TA.0521, en función del trabajador autónomo del que se trate. 

Son los siguientes: 

• TA.0521-1. Este documento es la solicitud simplificada, la que deben rellenar los trabajadores del RETA. 
• TA.0521-2. Lo utilizan los trabajadores colaboradores, es decir, los familiares del autónomo titular. 
• TA.0521-3. Este tipo es exclusivamente para que la rellenen los religiosos de la Iglesia católica. 
• TA.0521-4. Esta variación la utilizan los socios de cooperativas de trabajo asociado.
• TA.0521-5. Se cumplimentará este modelo por los socios, familiares de socios o miembros de órganos de administración de sociedades mercantiles capitalistas. 
• TA.0521-6. Utilizan este modelo los socios de comunidades de bienes y sociedades civiles o colectivas comanditarias.
• TA.0521-7. Es el modelo que deben usar los trabajadores por cuenta propia agrarios.
• TA.0521-8. Esta variación del modelo es para los Trabajadores Autónomos Económicamente Dependientes (TRADE).

Según el tipo de trabajador por cuenta propia que seas, deberás escoger el modelo TA.0521 con el que harás los trámites con la Seguridad Social. 

Para qué sirve el modelo TA.0521

Como has podido ver en los apartados anteriores, los autónomos tendrán que usar este modelo cuando quieran darse de alta, de baja o hacer modificaciones en sus datos en la Seguridad Social. 

Alta en la Seguridad Social

El alta en la Seguridad Social es un acto administrativo por el que se constituye una relación jurídica con la Seguridad Social. 

En la solicitud de alta se deben incluir los datos relacionados con el ejercicio de la actividad, para que la Tesorería General de la Seguridad Social tenga toda la información completa. Concretamente, los datos a incluir son:

• Nombre o razón social del empresario que promueve el alta.
• Código de Cuenta de Cotización del empresario.
• Régimen de Seguridad Social.
• Apellidos y nombre del trabajador.
• Número de Seguridad Social del trabajador.
• DNI.
• Domicilio del trabajador.
• Fecha de inicio de la actividad.
• Grupo de cotización. 
• Tipo de contrato y coeficiente de jornada en su caso.
• Ocupación. Sólo será obligatorio en los supuestos indicados en la Disposición adicional cuarta de la ley 42/2006 de 28 de diciembre de 2006.
• Convenio Colectivo aplicable.

Baja en la Seguridad Social

La baja en la Seguridad Social es un acto administrativo por el que finaliza la relación jurídica con la Seguridad Social. 

En la solicitud de baja, habrá que incluir los siguientes datos:

• Nombre o razón social del empresario que solicita la baja.
• Código de Cuenta de Cotización del empresario.
• Régimen de Seguridad Social. 
• Apellidos y nombre del trabajador. 
• Número de Seguridad Social del trabajador. 
• DNI. 
• Domicilio del trabajador. 
• Fecha de cese de la actividad 
• Causa de la baja.

Variaciones de datos en la Seguridad Social

Las variaciones de datos también son actos administrativos. Con ellos se comunican modificaciones de los datos que figuran en la Seguridad Social, como datos identificativos, domiciliarios o laborales. 

La solicitud de variación de datos debe incluir los datos identificativos de trabajador y empresario y los datos que se quieren modificar, especialmente las que afectan a las condiciones laborales: 

• Tipo de contrato y coeficiente de jornada laboral.
• Variación de grupo de cotización.
• Fecha de variación.
• Ocupación.

Si se trata de un trabajador por cuenta propia, además de los datos indicados anteriormente, tendrá que incluir los siguientes:

• Actividad profesional.
• Sede de la misma.
• Régimen de Seguridad Social.
• Peculiaridades en materia de cotización y acción protectora.

Algunos ejemplos de situaciones en las que suelen hacerse las variaciones de datos son: 

• Cambios en el domicilio fiscal de la empresa. 
• Ampliación o reducción de la jornada laboral del trabajador. 
• Modificación del grupo de cotización. 
• Cambio en la ocupación del trabajador. 

Cómo rellenar el modelo TA.0521

Cuando tengas claros todos los datos que necesitas, hay que empezar a rellenar el TA.0521 de forma online o de manera presencial. Para ello, hay que seguir estos pasos:

• Entrar en la página de la Seguridad Social e iniciar sesión identificándote con tu Cl@ve PIN o certificado digital, o imprimir y rellenar el modelo en mayúsculas para hacerlo de forma presencial. 
• Datos del solicitante. Hay que identificar a la persona que presenta el modelo, identificándote con el DNI, tu número de la Seguridad Social, tu nombre y apellidos y tu dirección. 
• Motivo de la presentación. Deberás indicar si presentas el TA.0251 por el alta en autónomos, la baja o la modificación de datos. En este último caso, también hay que especificar qué datos quieres cambiar. 
• Actividad. Tendrás que indicar el trabajo que vas a desarrollar y el epígrafe del Impuesto de Actividades Económicas que le corresponde, el nombre y domicilio fiscal de tu empresa. 
• Datos de contacto. Para terminar con la solicitud, tendrás que incluir el email y el teléfono, así como los datos de contribución, cuenta bancaria, base de cotización y si estás en situación de pluriactividad. 

Es muy importante tener en cuenta que no hay que rellenar los cuadros grises oscuros, porque de ellos se encarga la Administración.  

Cómo hay que presentar el modelo TA.0521

Para presentar el modelo TA.0521 puedes hacerlo de forma presencial en una oficina de la Seguridad Social o de forma telemática llevando a cabo los siguientes pasos: 

• El DNI o pasaporte para identificarte y una Cl@ve PIN o un certificado digital para iniciar sesión en la web de la Seguridad Social.
• El permiso de trabajo en España, si eres extranjero.
• El certificado de que has rellenado el modelo 036 o el modelo 037 de la Agencia Tributaria.
• Una copia de la certificación de tu sociedad, si eres un autónomo societario.

Este modelo es super importante a la hora de relacionarte con la Administración, aunque es de conocimiento general que el papeleo es un rollo. Por eso, no te hagas líos innecesarios y deja que unos asesores profesionales como los de Rafael Marquina & Asociados te ayuden con este modelo y con el resto de gestiones de tu negocio.

Saber qué es el modelo TA.0521 está genial, pero mejor está no tener que preocuparte por nada.

Puede que hayas visto esos casilleros amarillos colocados en ciertos negocios y te hayan comentado que es posible ganar dinero simplemente con eso.

De ahí, tu siguiente duda sería cómo ser punto de recogida Amazon y cuánto me van a pagar por ello.

Existen varias cosas que debes saber, vamos a verlas.

Qué es un Amazon Locker

Amazon Locker ofrece a los clientes que compran en Amazon la opción de recoger sus paquetes en un punto de entrega de autoservicio.

Cuando el paquete llega a la taquilla, el comprador recibe un email donde se confirma la entrega y se le explican los pasos para recogerlo, incluyendo la dirección y los horarios en los que la taquilla está disponible.

Existen dos tipos de taquillas diferentes, que no son exactamente iguales ni pueden utilizarse para todo tipo de productos:

• Amazon Locker con pantalla. Este tipo de taquilla tiene una pantalla táctil y un escáner de códigos de barras para que el comprador pueda escanear el código recibido.
• Amazon Locker sin pantalla. Este tipo de taquilla necesita para su uso que el cliente tenga instalada la app Amazon Compras y activado el Bluetooth de su smartphone. Cumpliendo esos requisitos, el teléfono se conecta a la taquilla y ya se puede recoger el paquete.

El Amazon Locker es una taquilla metálica con un diseño único. La tecnología que usa es propiedad de Amazon, que quiere ofrecer a sus clientes una forma segura y flexible para recoger los paquetes cuando quieran y sin pagar más.

Aunque no todos los paquetes pueden ser entregados en un Amazon Locker, sí una gran cantidad de ellos. Además, su uso es fácil y seguro, pudiendo seleccionar el comprador esta opción al hacer su pedido, eligiendo entre las taquillas más cercanas.

Diferencias Amadon Hub Locker y Amazon Hub Counter

Amazon Hub Locker y Amazon Hub Counter son dos modelos de entrega únicos pero distintos que Amazon ha incluido en los últimos años.

Amazon Hub Locker

Como ya hemos visto en el apartado anterior, el Amazon Hub Locker es una forma de entrega en autoservicio que permite a los clientes recoger o dejar pedidos sin tener que tener contacto con nadie. Con la pantalla táctil leerá el código de barras y podrá recoger su pedido.

Los negocios que instalan un Amazon Locker en su establecimiento, permiten a los clientes recoger sus paquetes ellos mismos, cuando quieran y sin necesidad de prestarles servicios por parte del personal del negocio.

Es una buena opción para sacarle rendimiento a un espacio desaprovechado, dentro o fuera del local, pudiendo elegir diferentes tamaños de Lockers.

Amazon Hub Counter

La otra opción es incluir en tu negocio un Amazon Hub Counter. Para este tipo de recogida se necesita a una persona que atienda a los compradores, entregue los pedidos y recoja las entregas.

En este modelo se guardan los paquetes hasta 14 días, debiendo tener el espacio adecuado para ello y encargándose de custodiar el paquete hasta que se entregue.

El cliente mostrará el código de barras que Amazon le ha enviado por correo electrónico y el personal deberá entregar el pedido.

En cualquiera de las dos opciones no se necesita personal adicional, pero en esta segunda opción habrá que incluirla entre las tareas de las personas que atiendan a tus clientes, algo que no ocurre en el Amazon Hub Locker.

Cómo ser un punto de recogida Amazon

Amazon quiere socios en los que poder incluir sus puntos de recogida, que ofrezcan lugares seguros para recoger y devolver los pedidos que los clientes compran en Amazon.

Las personas que hacen que sus establecimientos se conviertan en puntos de recogida de Amazon también obtienen beneficios, como una mayor afluencia de público y mayores ventas.

Según el tipo de negocio, se puede elegir el programa de Amazon Hub que más se adapte a las necesidades y las de los clientes.

Requisitos para ser Amazon Hub Counter

Para que tu negocio pueda ser Amazon Hub Counter debe tener lo siguiente:

• Espacio seguro y limpio. Disponer de un espacio seguro y limpio para el almacenamiento de los paquetes.
• Mostrador. Disponer de un mostrador donde realizar la entrega al cliente final.

Requisitos para ser Amazon Hub Locker

Aunque el Locker lo costea completamente Amazon, el establecimiento debe cumplir una serie de requisitos como:

• Dimensiones de local.
• Ubicación interesante para Amazon.

Además de estos dos, Amazon analiza otros requisitos para que funcione y se utilicen estas taquillas.

Cómo solicitar ser un punto de recogida Amazon

Para convertirte en un punto de recogida Amazon, tienes que solicitarlo directamente en su sitio web y comprobar si cumples los requisitos que piden.

Ya existen muchos puntos de recogida en todas las zonas de España, donde se reciben los pedidos de los centros logísticos para ser almacenados y entregados a los clientes.

Ventajas de ser punto de recogida Amazon

Aunque Amazon se beneficia de poder ofrecer este servicio y los compradores de tener la opción de usar los puntos de recogida, los establecimientos que se convierten en socios también consiguen ventajas importantes.

Vamos a ver los más relevantes.

Más servicios para tus clientes

Muchos de tus clientes compran por internet y les vendrá bien poder recoger sus pedidos en tu establecimiento.

De esta forma, les das la posibilidad de recoger las compras en tu establecimiento, prestando un servicio que atrae a los compradores y los retiene. 

Aumento de los ingresos

Es una buena oportunidad para generar más ingresos, ya que acudirán a tu establecimiento más personas que antes y es una forma también de hacer publicidad.

Algo que es muy habitual es que alguien acuda a recoger un pedido y aproveche para comprar alguno de tus productos.

Mejora y da a conocer la imagen de tu marca

Aunque sigas centrado en tu negocio, puedes adaptarte a los cambios en las necesidades de los clientes.

Amazon cuenta con miles de clientes que utilizan puntos de recogida en todo el mundo, por lo que es una buena oportunidad para que tu marca sea reconocida.

Cuánto paga Amazon por ser un punto de recogida

Tanto para Amazon Hub Locker como para Amazon Hub Counter, el pago que hace Amazon es de entre los 0,35 a 0,40 céntimos por paquete, aunque los precios pueden variar.

La infraestructura y los medios técnicos para llevar a cabo una y otra opción las paga Amazon completamente.

Ahora ya sabes cómo ser punto de recogida Amazon, los requisitos que tienes que cumplir para poder serlo y cuánto paga Amazon por ser un punto de recogida. Eres tú el que debe decidir si es rentable y bueno para tu negocio hacerlo o no.

Si tienes dudas sobre cómo calcular gastos e ingresos relacionados con ser punto de recogida de Amazon, cuenta con profesionales en el sector que te asesoren. Rafael Marquina & Asociados es una asesoría que puede guiarte y acompañarte en todo lo que tú y tu negocio necesitéis.

Entre las obligaciones de los empresarios, además de presentar y pagar los impuestos, también están otras como la conservación de documentos.

Pero…¿Cómo lo hago? ¿Cuánto tiempo hay que guardar las facturas?

Vamos a verlo todo con detalle.

Qué documentos hay que conservar

En primer lugar, vamos a ver cuáles son los documentos que hay que conservar con su contenido original, ordenados y cumpliendo los plazos establecidos por la normativa:

• Facturas emitidas.
• Facturas recibidas.
• Los justificantes contables en las operaciones en las que sea de aplicación la inversión del sujeto pasivo, cuando el proveedor no esté establecido en la Comunidad.
• Los recibos justificativos del reintegro de la compensación del Régimen especial de la Agricultura, Ganadería y Pesca, tanto el original de aquél, por parte de su expedidor, como la copia, por parte del titular de la explotación.

Quién está obligado a guardar facturas

Los que tendrán que conservar todos los documentos que hemos visto en el punto anterior serán los empresarios y profesionales en relación con su actividad y las obligaciones tributarias.

También deberán cumplir esta obligación los empresarios y profesionales que estén acogidos a los regímenes especiales del Impuesto sobre el Valor Añadido. Se incluirán dentro de los obligados los que no tengan la condición de empresarios o profesionales, pero sean sujetos pasivos del Impuesto, aunque en este caso sólo alcanzará a las facturas recibidas y a las copias o matrices de las facturas expedidas.

Cuánto tiempo hay que guardar las facturas

Saber durante cuánto tiempo hay que guardar las facturas es la clave para cumplir con la obligación porque, en muchos casos, se eliminan o se tiran antes de tiempo.

El artículo 29.2 de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria y 165.Uno de la Ley 37/1992 establecen un período de obligación general para la conservación de las facturas de cuatro años.

Pero hay casos especiales y otros aspectos que hay que conocer para saber cuál es el plazo durante el que hay que guardar las facturas.

Cuando las facturas recibidas o expedidas se refieran a adquisiciones por las cuales se hayan soportado cuotas del  IVA cuya deducción esté sometida a un período de regularización, deberán conservarse durante su correspondiente período de regularización y los cuatro años siguientes.

Los empresarios o profesionales que realicen operaciones que tengan por objeto oro de inversión, deberán conservar las copias de las facturas correspondientes a dichas operaciones durante un período de cinco años.

Por otro lado, la normativa mercantil reclama conservar las facturas al menos por seis años.

Por tanto, y tratando de resumir todo esto para saber cuánto tiempo hay que guardar las facturas, tienes que tener claros los siguientes plazos:

• Seis años cuando tengan que ver con una transacción mercantil.
• Cinco años cuando se trate de otro tipo de servicio, ya que forman parte del registro del IRPF.
• Diez años cuando tributamos en sociedades y hemos tenido alguna base imponible negativa.

Así que, lo mejor para no tener problemas es guardar las facturas durante el máximo de tiempo, para no tener dudas de estar cumpliendo con la obligación de conservar estos documentos.

Por qué hay que guardar las facturas

Aunque, cuando está establecido en normativa, las obligaciones hay que cumplirlas sin importar los motivos, es bueno conocer el por qué de las cosas.

Las facturas son documentos legales y con validez fiscal que justifican tres cosas:

• Que has realizado un trabajo o vendido unos productos.
• Que has cobrado por él o tienes el derecho a cobrar.
• El IVA y las retenciones que se aplican a estos ingresos.

El principal motivo por el que se deben conservar las facturas es porque es la mejor prueba para resolver los conflictos que puedan surgir, como algún malentendido con un cliente. Con este documento se puede comprobar que has cumplido tu parte.

Si ése fuera el único motivo, se guardarían las facturas durante un período razonable que, una vez transcurrido, se prevea que no van a existir más reclamaciones por parte del cliente.

Pero, los empresarios y profesionales tienen que conservar los documentos por dos motivos fundamentales:

• El Código de Comercio establece que debes conservar los libros, correspondencia, documentación y justificantes que tengan relación directa con tu negocio, debidamente ordenados, durante seis años.
• Las normas fiscales obligan a expedir y entregar facturas o documentos sustitutivos. También, conservar las facturas, documentos y justificantes que tengan relación con las obligaciones tributarias.

Entonces, además de guardar las facturas por los posibles conflictos que puedan surgir, también puede haber inspecciones de la Agencia Tributaria o conflictos legales para los que vas a necesitar contar con la documentación. De esta forma se prueba que todo se ha hecho según la normativa, la transparencia de las transacciones y se solucionan posibles errores.

Cómo guardar las facturas

La documentación, ya esté en papel o en formato electrónico, tiene que conservarse, según lo establecido por la Agencia Tributaria, por cualquier medio que garantice la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad. También debe ser posible el acceso a todos estos documentos por parte de la Administración tributaria sin demora, salvo causa debidamente justificada, pudiendo cumplirse esta obligación mediante la utilización de medios electrónicos.

Si se opta por la conservación de las facturas por medios electrónicos en un país tercero con el que no exista un instrumento jurídico relativo a la asistencia mutua, para que se considere válida, deberá haberse comunicado con carácter previo a la Agencia Estatal de Administración Tributaria.

Sanciones por no conservar las facturas

Está claro que conservar las facturas es una obligación para empresarios y profesionales. Es más, el hecho de no guardar las facturas durante el tiempo necesario se considera una infracción tributaria grave.

La Agencia Tributaria te sancionará con una multa de un 2% del valor total de las operaciones que hayan causado la infracción.

Si no se conoce el importe, la multa será de 300€ por cada operación de la que no se haya conservado la factura correspondiente.

Así que, lo mejor es conservar todo durante el tiempo necesario.

Ahora ya sabes qué documentos tienes que conservar, quiénes están obligados y cuánto tiempo hay que guardar las facturas. Procura hacerlo todo correctamente si no quieres recibir una sanción de Hacienda.

Si tienes dudas sobre las obligaciones fiscales y legales, lo mejor es consultar a una asesoría como la de Rafael Marquina & Asociados. Así, tendrás una guía y acompañamiento de profesionales desde el principio y cumplirás con todos los trámites y obligaciones legales para no tener problemas con Hacienda.

¿El registro retributivo obligatorio te suena a chino? ¡No te preocupes! No estás solo en este barco. Aunque esta obligación es relativamente nueva, seguro que más de uno aún no tiene claro qué es ni cómo hacerlo. Pero tranquilo, que para eso estamos aquí en Rafael Marquina & Asociados.

Te voy a explicar cómo presentar el registro retributivo de forma tan fácil que hasta podrías hacerlo con los ojos cerrados. ¡Vamos al lío!

¿Qué es el registro retributivo?

El registro retributivo tiene una historia bastante reciente, arrancando en 2019, cuando se impulsó una normativa para reducir la brecha salarial entre hombres y mujeres en España.

Este registro es un documento que debe reflejar toda la información sobre los salarios de la empresa, de forma bien detallada y, lo más importante, desglosada por género. Su finalidad es garantizar la transparencia y facilitar el acceso a la información sobre las retribuciones.

Se actualiza anualmente, y debe incluir los salarios de tus empleados, personal directivo y altos cargos desde el 1 de enero hasta el 31 de diciembre del año anterior. Es decir, cuando estés haciendo el registro de 2025, estarás reflejando los datos de 2024.

Y no importa si no ha habido cambios en los salarios, ¡es obligatorio hacerlo cada año! Aunque, si hay modificaciones importantes que afecten a toda la plantilla o a la política retributiva de la empresa, deberás hacer la actualización antes.

Registro retributivo y trabajo de igual valor

Al leer la normativa sobre el registro retributivo, nos encontramos con un concepto clave: el «trabajo de igual valor». Este término abarca aquellos puestos que, aunque no tengan el mismo nombre, realizan las mismas funciones, con los mismos factores y condiciones laborales, y exigen los mismos requisitos profesionales o de formación.

Este concepto es fundamental cuando se trata de hacer el registro retributivo obligatorio, las auditorías retributivas y otros procesos relacionados. Por eso, la normativa lo especifica de forma clara: es clave tenerlo en cuenta para asegurar la igualdad y transparencia en los salarios.

Normativa del registro retributivo obligatorio

El registro retributivo se introdujo en la legislación a través del Real Decreto-Ley 6/2019, del 1 de marzo, de Medidas Urgentes para la Garantía de la Igualdad de Trato y Oportunidades entre Hombres y Mujeres en el Empleo y la Ocupación, el cual modificó el artículo 28 del Estatuto de los Trabajadores.

Posteriormente, el Real Decreto-Ley 902/2020, del 13 de octubre, sobre Igualdad Retributiva entre Mujeres y Hombres, desarrolló y detalló este artículo, subrayando la necesidad de fomentar la igualdad salarial para reducir la brecha de género en España.

En cuanto a las sanciones por el incumplimiento, estas están contempladas en el Real Decreto Legislativo 5/2000, del 4 de agosto, aunque lo veremos más adelante.

Además de estas leyes nacionales, en 2023 la Comisión Europea aprobó la Ley de Transparencia Salarial para reforzar la igualdad salarial entre hombres y mujeres en toda la UE. Esta legislación, que debe aplicarse antes del 7 de junio de 2026, obliga a las empresas a publicar los salarios en las ofertas de empleo y a garantizar la igualdad en la evaluación y clasificación de los puestos de trabajo. Aunque aún no esté en vigor en España, tiene hasta esa fecha para implementar esta normativa.

¿Quién está obligado a hacer el registro retributivo?

Aquí no hay mucho de qué hablar: TODAS las empresas, incluidos los autónomos, tienen la obligación de realizar y presentar el registro retributivo de toda su plantilla, sin importar el tamaño de la misma. Y cuando digo toda, es toda, ¡sin excepciones! Si tu plantilla está formada únicamente por personas de un solo género o si eres el único empleado, igualmente tienes que hacerlo. Así que no vale preguntarse si «cuándo» o «por qué», porque la respuesta es clara: siempre.

Si decides saltarte este paso, prepárate para las sanciones que veremos más adelante. ¡No hay escapatoria!. 

¿Cómo hacer el registro retributivo obligatorio?

El registro retributivo es más sencillo de lo que parece, pero vamos a ir paso a paso para que no se te escape nada.

¿Qué debe incluir un registro retributivo?

Todo registro retributivo debe incluir lo siguiente:

• Salario anual (total) y brecha de género de este.
• Salario anual (base) y brecha de género de este.
• Complementos salariales anuales y brecha de género de este.
• Percepciones extrasalariales y brecha de género.
• Horas extraordinarias y complementarias anuales y brecha de género de estas.

¡Recuerda que tienes que hacer una división de género!

Ojito por que algunos gastos no tienen consideración de remuneración, por lo que no tendrás que incluirlos:

• Indemnizaciones o suplidos por gastos consecuencia de la actividad.
• Prestaciones o indemnizaciones de la Seguridad Social.
• Pluses de distancia y transporte.
• Indemnizaciones por traslado.
• Indemnizaciones por suspensión o despido.
• Dietas de alojamiento o manutención.

Una vez teniendo claro qué debes incluir, vamos con los pasos.

Otros datos a incluir para las auditorías retributivas

Antes te mencioné la auditoría retributiva, pero no te conté exactamente qué es. Te lo resumo: la auditoría retributiva es un análisis exhaustivo de los salarios de tu empresa, cuyo objetivo es saber si estás cumpliendo con el principio de igualdad.

Si, en tu caso, es obligatorio tener un Plan de Igualdad, necesitarás realizar esta auditoría retributiva como parte de él.

¿Y por qué te estoy contando todo esto? Porque si te ves en la obligación de llevar a cabo la auditoría retributiva, deberás incluir datos adicionales en tu registro retributivo. Específicamente, tendrás que reflejar las medias aritméticas y las medianas de los grupos de trabajo de igual valor, basándote en los resultados de la evaluación de puestos de trabajo. ¡Todo tiene que quedar bien claro!

Pasos para hacer el registro retributivo

El primer paso clave es consultar al representante legal de los trabajadores 10 días antes de realizar el registro o de hacer cualquier modificación. ¡No lo dejes para el último minuto!

Con todos los datos a la mano, deberás detallarlos según la categoría, grupo y puesto de trabajo de cada persona.

Luego, toca hacer los cálculos: tendrás que obtener la media aritmética y la mediana de lo que se percibe en cada una de las categorías. Recuerda que el periodo de referencia es el año natural, siempre que no haya habido grandes cambios que necesiten ser reflejados.

Una vez que tengas toda la información, si detectas alguna irregularidad, tendrás que adjuntar un documento en el que se presenten las medidas que vas a tomar para solucionarlo… y, por supuesto, ponerlas en práctica. 

Y ojo, si tu empresa tiene más de 50 trabajadores y existe una diferencia salarial del 5% o más entre hombres y mujeres, tendrás que justificar que esa diferencia no está relacionada con el género. Sí, antes el límite era del 25%, pero con la Ley de Transparencia de la Comisión Europea, la cifra se ha reducido considerablemente. ¡Así que no dejes que la brecha se amplíe más!

No te preocupes si estás un poco liado, porque el Ministerio de Igualdad quiere facilitarte las cosas y para ello han creado una herramienta con la que podrás realizar el registro retributivo en Excel.

¿Cómo hacer el registro retributivo en Excel?

Como te comentaba, el Ministerio de Igualdad ha publicado en su página web una guía y unas plantillas en Excel para que puedas hacer el registro retributivo de manera fácil y rápida.

Esta plantilla de Excel está organizada en varias pestañas que detallan todo lo que necesitas para completar el registro. Está lista para ser rellenada con los datos que tengas a mano, y lo mejor es que la guía te explica, paso a paso, cómo utilizarla, ¡así que no hay forma de que te pierdas!

Mi recomendación es que introduzcas todos los datos disponibles, como los importes efectivos y los equiparados, aunque la guía solo considera obligatorios los efectivos. A continuación, te dejo un ejemplo de registro retributivo en Excel que encontrarás dentro de esta herramienta.

Sanciones por no cumplir con el registro retributivo obligatorio

El registro retributivo es obligatorio y si no cumples con esta obligación, te enfrentarás a las sanciones que se recogen en el Real Decreto Legislativo 5/2000, del 4 de agosto, que aprueba el texto refundido de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social.

No tener el registro retributivo al día se considera una infracción grave, y las sanciones pueden ir de 625 a 6.250€. Pero si existe desigualdad salarial, las sanciones aumentan significativamente, alcanzando hasta 187.515€, ya que en ese caso se considera una infracción del artículo 8.12 de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social. Además, te quedas sin poder licitar en concursos públicos y perderás reconocimientos y sellos de calidad.

Por otro lado, si el registro está erróneo, incompleto o no le facilitas la información al representante legal de los trabajadores, también estarás expuesto a sanciones.

Y si algún empleado que haya sufrido discriminación salarial lo solicita, tendrás que proporcionarle las diferencias salariales correspondientes, junto con los daños y perjuicios.

 ¡Ojo! Las inspecciones rutinarias ya están comenzando a pedir el registro retributivo y van a hacer seguimientos semestrales para asegurarse de que se está cumpliendo la norma. Si fuera tú, no me la jugaría. ¡Más vale prevenir que curar!

En resumen: no importa el tamaño de tu empresa, el registro retributivo es obligatorio sí o sí. Hacerlo en Excel es pan comido, pero si quieres ahorrar tiempo y evitarte dolores de cabeza, los asesores de Rafael Marquina & Asociados pueden echarte una mano. Así te podrás centrar en lo que realmente importa: hacer crecer tu negocio.

Existen muchas formas diferentes de montar un negocio. Muchas de ellas te pueden sonar como los autónomos, pero existen varios tipos de sociedades y puede que no conozcas algunos.

En este post vamos a ver qué es una sociedad mercantil y qué tipos hay. Quizás es el modelo de negocio que andabas buscando, ¿Quién sabe? 

Qué es una sociedad mercantil 

Una sociedad mercantil es una entidad que se crea cuando una o más personas se agrupan con el objetivo de desarrollar una actividad económica con ánimo de lucro. 

En España existen distintos tipos de sociedades mercantiles. Cada una de ellas tiene unas características, requisitos y finalidades distintas. 

Vamos a empezar por tener claro qué es una sociedad mercantil, para que no quepa lugar a dudas:

Características de una sociedad mercantil

Las sociedades mercantiles tienen las siguientes características: 

• Cuentan con personalidad jurídica propia. Es decir, personalidad separada de la de los socios que la forman y su actividad económica genera derechos y obligaciones con la Administración. 
• Tiene una sede central que es su domicilio fiscal, donde se responden las obligaciones fiscales y tributarias. 
• Las sociedades pueden tener sucursales. 
• Se distinguen de otras sociedades por su razón social, que es el nombre oficial de la empresa. 
• Existe la obligación de inscribirlas en los registros mediante escritura pública.

Cualquier tipo de entidad que no cumpla estas características NO es una sociedad mercantil. Las asociaciones sin ánimo de lucro pueden confundirse con las sociedades mercantiles, porque tienen estructuras similares. Pero, el objetivo de las asociaciones no es lucrarse al contrario que las sociedades.

En el caso de que tengas serias dudas con eso, ponte en contacto con los asesores de Rafael Marquina & Asociados. Ellos, mejor que nadie, podrán explicarte qué es y qué es una sociedad mercantil, además del resto de dudas que te hayan surgido.

Tipos de sociedades mercantiles 

Como ya hemos adelantado antes, en España se pueden distinguir distintos tipos de sociedades mercantiles, en función de la actividad que desarrollan, el objeto social que tienen, la relación entre socios, la responsabilidad y el riesgo que asuman. 

Los tipos de sociedades mercantiles más habituales en España son la Sociedad Anónima y la Sociedad Limitada, aunque existen muchos otros tipos a los que podrías optar.

Sociedad de Responsabilidad Limitada (SL)

La sociedad de responsabilidad limitada, conocida por sus siglas SL, tiene como principal característica la responsabilidad limitada de sus socios. Por tanto, a la hora de responder a las deudas de la empresa, los socios sólo responden con el capital que aportaron inicialmente. 

Para crear una Sociedad Limitada habrá que aportar un mínimo de 3.000€, que se divide en participaciones sociales integradas por las aportaciones de los socios. 

Es un tipo de sociedad muy utilizado tanto para pymes como para grandes empresas. 

Sociedad anónima (SA)

La Sociedad Anónima, con siglas SA, comparte característica con la SL, la responsabilidad de los socios es limitada a la aportación que hayan hecho. 

Una diferencia importante respecto al caso anterior, es que para constituir una SA el capital social es de 60.000€ como mínimo, que se divide en acciones que se reparten entre los socios según su aportación. 

Pueden venderse las acciones libremente por sus propietarios, al igual que ocurre en las SL.

Este tipo de sociedad mercantil no suele darse de forma habitual en las pymes por la gran cantidad que hay que desembolsar para su constitución. Sin embargo, es lo que más se da en las grandes empresas. 

Sociedad Colectiva (SC)

Para este tipo de sociedad se necesita un mínimo de dos socios, que desarrollan la actividad aportando dinero, trabajo y colaboración en la gestión. 

La responsabilidad de los socios en este caso es ilimitada. Esto quiere decir que responden de las deudas, en caso de ser necesario, con sus bienes personales. 

Para su constitución no se requiere un capital mínimo, por lo que es buena para los pequeños negocios. 

Cuando genere beneficios se reparten en función a lo que haya aportado cada uno en la constitución, salvo que se disponga otra cosa. 

Sociedad Comanditaria (SCom)

Las sociedades comanditarias son menos conocidas pero permiten obtener financiación externa sin tener que intervenir en la gestión de la sociedad. 

En estas sociedades los socios pueden ser de dos tipos:

• Los socios colectivos o gestores. Este tipo de socios participan en la gestión de la sociedad y tienen responsabilidad ilimitada. Esto quiere decir que pueden responder de las deudas de la sociedad con su patrimonio personal. 
• Los socios comanditarios. Son los aportan capital y responden de manera limitada. Además, no pueden participar en la gestión de la sociedad.

Por otra parte, según como se haga el reparto de beneficios, las sociedades comanditarias pueden ser simples o por acciones.

• Las Sociedades Comanditarias simples. Funcionan de forma similar a las sociedades colectivas.
• Las Sociedades Comanditarias por Acciones. Son parecidas a las SA, porque su capital también se divide en acciones y requieren de un desembolso inicial de 60.000€.

Sociedad Cooperativa

Para constituir una Sociedad Cooperativa se requiere un mínimo de 3 personas.

Los socios tienen responsabilidad limitada, por lo que no están obligados a responder de las deudas de la sociedad con sus bienes personales. Eso sí, si un socio deja la sociedad, responderá por su parte hasta 5 años después. 

El capital mínimo se establecerá en los estatutos de la cooperativa. 

Mutua de seguros

El objetivo de este tipo de sociedad es constar en el seguro recíproco de los socios, que contribuyen directamente en su financiación. 

La mutua debe constituirse en escritura e inscribirse en el Registro Mercantil y en el Registro de la Dirección General de Seguros.

Causas de extinción de una sociedad mercantil

Las sociedades mercantiles pueden disolverse o extinguirse por distintas causas:

• Cuando cese la actividad.
• En caso de que concluya la empresa.
• Cuando no sea posible alcanzar el objetivo para el que se creó la sociedad.
• Cuando los órganos sociales se han paralizado.
• Si existen pérdidas.

Cuando se da alguna de estas causas y se extingue la sociedad se entra en un proceso complicado para resolver cuestiones pendientes con otras partes con las que haya relaciones. 

Ahora ya sabes qué es una sociedad mercantil y los tipos de sociedades que existen en España. Así podrás elegir la que mejor se adapte a tus necesidades y a las de tu negocio. 

Y si tienes dudas con respecto a la constitución o características de alguna de ellas, lo mejor es que acudas a profesionales especializados. En Rafael Marquina & Asociados podrán asesorarte y guiarte en el proceso de creación de tu empresa.